Jak informować o noclegach dla gości weselnych?

Zarezerwowanie pokoju hotelowego jest przemyślanym i ważnym gestem dla gości weselnych spoza miasta. Jeśli nie masz pewności, jak zacząć je rezerwować, zapewniamy Ci pomoc i kilka wskazówek. Przede wszystkim zastanów się czy na pewno tego potrzebujesz, czy sam chcesz to załatwiać czy wolisz aby każdy zarezerwował sobie samodzielnie pokoje. Wszystko tak naprawdę zależy od ciebie. Pamiętaj że właściwie nie masz obowiązku aby zapewniać nocleg. W tym dniu miłość przyszłych nowożeńców jest najważniejsza a wesele wymaga skupienia na tak wielu rzeczach że warto byłoby skrócić tę listę choćby o tę kwestię.
Jeśli jednak myślisz o swoich gościach i chcesz zapewnić im komfort i spokój, zadbaj o kilka spraw dotyczących noclegu.

Uwzględnij oddzielne odpowiedzi w zaproszeniu

Jeśli organizujesz docelowy ślub lub wesele, podczas którego większość gości jest z daleka, dobrym pomysłem jest jak najszybsze zarezerwowanie pokoju hotelowego, czyli wkrótce po zarezerwowaniu miejsca ślubu. Jeśli masz te informacje przed wysłaniem swoich zaproszeń zdecydowanie je dołącz. Im wcześniej goście zarezerwują pokoje hotelowe, tym lepiej (zwłaszcza jeśli w weekend w mieście ślubu odbywają się inne duże imprezy!).
Podaj oddzielną kartę ślubu

Niezależnie od tego, czy dołączasz informacje o pokoju hotelowym do wiadomości smsowych/telefonicznych, czy faktycznych zaproszeń na ślub, zalecamy umieszczenie tych informacji w osobnej ulotce, aby zwrócić na to uwagę, na jaką zasługuje. Karta zakwaterowania na ślub powinna w jak największym stopniu pasować do motywu zaproszeń. Idealnie byłoby, gdyby ta wkładka była oddzielna i zawierała nagłówek: „Noclegi”.

Udziel jasnych wskazówek

Sformułowanie powinno być stosunkowo krótkie i słodkie, zapewniając niezbędne informacje bez zbyt wielu dodatkowych szczegółów. Oto przykład:

Dla Twojej wygody jest możliwość zarezerwowania pokoju w [nazwa hotelu] w [miasto]. Dzwoniąc w celu dokonania rezerwacji, proszę wspomnieć o ślubie [twoje nazwiska], aby otrzymać zniżkę. Zadzwoń na [numer telefonu hotelu], aby dokonać rezerwacji.

Pamiętaj też, aby wyraźnie zanotować wszelkie ważne daty lub terminy. Na przykład:
Zarezerwuj pokój hotelowy do [data], aby otrzymać zniżkę.

Zdecydowanie zalecamy umieszczenie informacji o pokoju hotelowym lub innym miejscu noclegu jak pensjonat, motel w odpowiednim o tego czasie czyli z należytym wyprzedzeniem. Zmniejszy to prawdopodobieństwo nieporozumień, da czas na sprawne załatwienie niezbędnych formalności i pozwoli zapiąć wszystko na ostatni guzik przed ceremonią i przyjęciem tak być miał to „z głowy” w tym najważniejszym dniu.

Aktualizuj ważne informacje

Jedną rzeczą jest odsyłanie gości do informacji hotelowej gdy naprawdę nie masz o czymś pojęcia i nie znasz odpowiedzi na szczegółowe pytania gości, np. czy są tam ręczniki i podręczne kosmetyki do użytku czy trzeba mieć swoje? Jeśli jednak coś zmienia się w ustaleniach ze stroną zapewniającą nocleg należałoby o tym poinformować w jakikolwiek sposób sowich gości weselnych. Powinni wiedzieć jeśli coś ulegnie zmianie więc informuj ich na bieżąco. Pomoże to twoim gościom uzyskać dostęp do wszystkich ważnych informacji w odpowiednim momencie, nie chciałbyś przecież żadnych telefonów z pretensjami.